Förutsättningarna för ett projekt kan förändras och eventuellt påverka genomförandet av projektet. För att hantera detta på bästa sätt är en kontinuerlig dialog mellan projektens parter samt mellan projekten och programsekretariaten av stor betydelse. Trots framförhållning och en väl genomtänkt projektplan kan förändringar av förutsättningarna inte alltid undvikas.

Under genomförandet kan det dock av olika anledningar som inte projektet själv kan styra över, finnas behov av att göra förändringar i den ursprungliga projektbeskrivningen. Eventuella förändringar och avvikelser från projektet så som det är beskrivet i beslutet skall snarast meddelas programsekretariatet som då i samråd med förvaltande myndighet prövar om beslutet kan ändras. Alla ändringar av projektverksamhet, eller tidsplan ska motiveras och skriftligen rapporteras till programsekretariatet. Ändringarna skall rapporteras så snart de är aktuella till programsekretariatet.

Ändringar i tidsplanen som innebär att projektperioden får ett annat start- och/eller slutdatum kräver alltid ett nytt beslut. Programsekretariatet prövar begäran om ändrad projektperiod och förvaltningsmyndigheten fattar beslutet. Större förändringar som påverkar projektets mål och inriktning kan kräva ny behandling i Styrkommittén eller Övervakningskommittén.

Förändringar av mer teknisk karaktär som t.ex. namn- och adressändring, ändrat postgiro/bankkonto m.m. skall också skriftligen meddelas till programsekretariatet. Detta görs normalt i nästkommande rekvisition.

For mere information læs projekthåndbogens del B.