Vad? Seminarium om overhead
Var? Utsikt över vattnet på Kalvebod Brygga, IDA möteslokaler
När? 10.00-12.00 den 3 maj 2011
Varför? Ge särkskilt fokus på regler och verktyg för att räkna fram overheadkostnader i programmet
Hur? Presentationer av nationella granskare i Sverige och Danmark (Tillväxtverket respektive Deloitte) samt cases från projektpartners.

Kan man få ut direkta resultat av ett seminarium om indirekta kostnader?

Svaret är ”ja” om man frågar Knut Wålstedt från Sveriges Lantbruksuniversitet i Alnarp och  ansvarig ekonom på projektet Öreferie. ”Jag har tidigare utgått från alla våra indirekta kostnader i organisationen och sedan tagit bort det som inte kan anses stödberättigat. Nu efter seminariet har jag blivit inspirerad att börja om från ett tomt blad och börja kika på några stora poster som tydligt kan projektrelateras och se om inte dessa når upp till programmets tak för overhead”. 

Det är alltid bekvämt att hänvisa problem till EU-reglerna, men ursprunget till den rigida granskning som sker av de overhead/indirekta kostnaderna är artikel 52 i förordning 1828/2006. Reglerna markerar tydligt att alla stödberättigade kostnader ska vara projektspecifika och dokumenterbara. Det gäller även om det är ett vaktmästeri som ingår i projektet som en indirekt kostnad.   

För de flesta av deltagarna var detta första gången som de deltagit på ett seminarium endast inriktat på hanteringen av overheadkostnader. Det gäller även för Mikael Dahl som till vardags arbetar som nationell kontrollant och därmed granskar projekten i programmet. Trots att detta får betraktas som ett ”pilot-försök” dök närmare 60 projektaktörer upp, vilket indikerar både ett stort intresse och ett brinnande behov av att adressera frågorna kring ”omkringkostnader” som en organisation behöver för att kunna genomdriva ett projekt (exempel på overheadkostnader är telefoni, lokaler, IT, lokalvård o.s.v.).

”Det finns inga magiska lösningar, men goda förklaringar” sa Louise Kjæar, sekretariatsledare på Köpenhamnskontoret, som inledande ord för dagen. Publiken fick dock ta del av Anna Lindstén Jansons, ekonom Lunds universitet, förslag till lösning. Genom gediget detektivarbete har hon i samarbete med Tillväxtverket utarbetat en rykande färsk modell för overheadkostnader som kan användas av samtliga institutioner inom universitetet. Genom modellen har man lyckats identifiera projektrelevanta och verifierbara kostnader som samtliga institutioner betalar in till den centrala universitetsledningen.

I den danska delen av seminariet visade Deloitte tillika ett exempel från Slakteriskolen i Roskilde, som tagit sig igenom ”spärrgränsen” av overheadreglerna. Case-exemplet är pedagogiskt eftersom det både visar tal som initialt lämnats in till Deloitte, och tal som blivit godkända efter en revidering i förhållande till projektrelevans. Caset tar utgångspunkt i lönekostnader och nu kvarstår en liknande genomgång för lokalkostnader. Både Deloitte og Slagteriskolen har haft goda erfarenheter med det nya verktyget för overheaduträkning. De danska deltagarna gav dock uttryck för att man fortfarande kände att det var en bit kvar till målet att få EU-stöd för sina overheadkostnader.

Annas tips till dem som nu ska utveckla sin egen overheadmodell är att fokusera på ett fåtal tydliga  och säkra kostnader, samt att bli god vän med någon som sitter i organisationens centrala ekonomifunktion. Det senare är behjälpligt eftersom man behöver tillgång till den kostnadsnivå där de egentliga summorna (ej schablonbelopp till enskilda enheter) kan verifieras. Men viktigast när det gäller arbetet med att ta fram en fungerande overheadmodell är ändå (som så mycket annat) kommunikation. ”Tänk på hur man pratar med varandra, det är viktigt att vara positiv och tänka att det trots allt är möjligt att lösa”, avslutar Anna.  

För mer info om Lunds universitets arbete kan du kontakta Anna Lindstén Jansson på e-post anna.lindsten.janson@oresund.org, eller telefon +46 46 222 0942.

Seminarium om overhead (för SE partners) hålls även i Göteborg tisdagen den 9 maj klockan 13.00- 15.00.

Här finns blanketter och guide  som använts vid programmets Ansökan om utbetalning.

Här står programmet angående overhead maj 2011

• Många projektpartners har inte fått godkänt, alternativt inte tagit med, overheadkostnader i deras första redovisningsperiod/Ansökan om utbetalning.
  
• Anledningen till detta är dels att projektpartners haft svårt att göra en uträkning av kostnader som är projektrelevanta och verifierbara ned på fakturanivå, och dels att programmet genomsökt lagmässiga möjligheter att förenkla reglerna för overhead.
  
• Under vinter/vår 2011 har det nedsatts en arbetsgrupp med fokus på FLC processen i Danmark med representanter från projektet. Syftet var att samla upp omkring erfarenheter och förbättra rutinerna.  
  
• Programmet stannar kvar i principen om projektrelevans och verifierbarhet för samtliga overheadkostnader, maxgränserna blir tillika 25% av personalkostnaderna, eller 20% av totala projektkostnader.     
  
• Under maj månad 2011 hålls två seminarier särskilt riktade till samtliga projektaktörer som önskar veta mera om overhead. Parallellt med detta lanseras en ny mall för overheaduträkningar som ska underlätta projektets uträkning av overhead.
  
• De projekt som nu inväntat att få sina overheadkostnader godkända kan få utbetalt kostnader från tidigare redovisningsperioder retoraktivt. I så fall ska tal för den dåvarande redovisningsperioden läggas in i modellen.